Cambio y Agilidad: Desafíos de Hoy

Maria José Goycoolea

El cambio y la agilidad suele ser algo de lo que hablamos mucho, nos hace sentido, lo calificamos como positivo, pero la gran parte del tiempo nos preguntamos cómo hacerlo, cómo bajarlo a la realidad, a nuestro día a día, a nuestro trabajo, a nuestros equipos.

Tendemos a buscar recetas, metodologías y/o instructivos que nos digan la fórmula secreta de llevarlos a la práctica, pero no las encontramos. Y es que la verdad es que el cambio y la agilidad no son metodologías en sí mismas, sino un seteo o estado mental (mindset). Si aceptamos e instalamos esta nueva forma de pensar y abordar desafíos, problemas, proyectos, etc., podemos trabajar con metodologías y herramientas que apuntan a que seamos más ágiles y efectivos individualmente, como equipos u organizaciones.

Necesitamos despertar nuestras mentes (agile minset wake-up) para abrirnos a experimentar esta nueva forma o disposición de hacer las cosas, en la que nos permitimos no saberlo todo y dejar que personas más expertas se hagan cargo, aún cuando éstas tengan menos experiencia o “rango” organizacional que nosotros/as. A esto le llamamos humildad, que es uno de los pilares fundamentales del liderazgo efectivo. 

Cuando aceptamos no castigar el error, sino aprender de él y volver a empezar, crecemos y aprendemos para afrontar situaciones similares en el futuro. Admitir que tenemos que ir a foja cero no nos hace débiles, muy por el contrario, nos hace más experimentados para hacerlo bien (o mejor) la próxima vez. Lo importante es que no sea de la boca para fuera. En muchas organizaciones decimos que no castigamos el error, pero a la hora de los “qué hubo”, no le damos espacio ni presupuesto para que ello ocurra.

Agilidad, Cambio y Rapidez

Hablamos de agilidad, cambio y rapidez, como si fueran cosas que deben ir siempre de la mano, incluso a veces hay personas que usan estos conceptos como sinónimos. Sin embargo, no todo debe ser cambiado. Hay estrategias y cosas que funcionan y que son nuestras fortalezas (individuales o colectivas), las que posiblemente debamos mantener. Sobre ellas debemos apalancarnos para hacer los cambios que sí son necesarios. Es ahí donde entra la agilidad para facilitar el cambio. 

Los seres humanos tendemos a aferrarnos a lo que sabemos y que nos resulta conocido; así es como reducimos la incertidumbre. Estamos seteados para hacer las cosas en procesos, procedimientos, batches, de forma lineal y por áreas de expertise. Así se han organizado las empresas por años y -por consecuencia- sus líderes. Y ha funcionado en el pasado, pero ya no es suficiente. Ya no es lo que funciona. 

Con los ambientes y culturas organizacionales globalizadas, altamente tecnologizadas e interconectadas, nos hemos dado cuenta que la vorágine de la incertidumbre es ahora la constante. Nos movemos en un mundo VUCA (Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo - VUCA por su sigla en inglés). Y aunque tengamos la sensación que VUCA es un concepto nuevo (y de moda), la verdad es que existe desde siempre, lo que pasa es que -ahora- los ciclos se han vuelto más cortos y los vivimos con mayor frecuencia, incluso, de manera permanente y superpuesta.

Otro de los conceptos que normalmente escuchamos asociados a agilidad es rapidez. Aunque no son sinónimos ni una condición sine qua non, muchas veces acompaña y caracteriza el contexto, que se mueve y cambia cada vez con mayor velocidad. 

Desafíos del Cambio

Para comenzar cualquier proceso de cambio, la base es tomar conciencia que existe una situación susceptible de modificar y que los beneficios que traerá hacer ese esfuerzo tendrán un impacto positivo en algún objetivo, que es valorado por las personas. De lo contrario, no valdrá la pena y las personas no estarán motivadas (o dispuestas) para hacer el intento de cambiar e invertir tiempo y esfuerzo en el trabajo que ello conlleva.

Adicionalmente, es necesario evidenciar la situación actual, el contexto en el que nos movemos y los potenciales riesgos que existen para garantizar un cambio efectivo: determinar qué cosas están bajo mi zona de influencia y cuales no. Es por ello, que identificar cuáles son nuestros principales stakeholders (actores clave) también se vuelve fundamental.

Cuando hacemos este trabajo, evidenciaremos hallazgos (findings o insights) que nos darán luces sobre nuestros principales “dolores”: aquellas cosas que nos están estancando o haciendo menos efectivos/as en nuestros roles como profesionales o líderes. 

Todo cambio trae consigo una caída en la productividad, ya que debemos aprender a hacer cosas distintas, entrenarnos y/o capacitar a otros, o simplemente hacer algo de forma diferente a como veníamos haciéndolo. Lo relevante es tener en cuenta que ese pequeño sacrificio traerá un incremento exponencialmente mayor en la productividad en el corto-mediano plazo. Es decir, “el esfuerzo valdrá la pena”.

Sólo una vez que hemos identificado los obstáculos para nuestra efectividad individual y/o colectiva, podemos buscar opciones nuevas para enfrentarlos, idealmente involucrando a nuestro equipo de trabajo. Cuando hacemos brainstorming (u otra técnica que queramos usar), debemos tener cuidado de no juzgar las alternativas propuestas, sólo recogerlas, incluso cuando -en primera instancia- parezcan demasiado “creativas”. Luego, ya nos encargaremos juntos de analizar y priorizarlas. ¿Cuál de los findings es el primero que debemos abordar y cuáles son las opciones propuestas? ¿Cuáles son los microhábitos no saludables que tiene nuestro equipo? ¿Qué debemos mantener porque nos hace buenos/as? ¿Qué debemos cambiar, empezar o dejar de hacer?

Experimentos y Microhábitos

Identificados los hallazgos y las opciones, podemos comenzar a pensar en potenciales experimentos (medibles y a los cuales les podamos hacer seguimiento). Tras ello, los analizaremos para que nos ayuden a convertir esos microhábitos no saludables en unos que sí lo sean. El cambio comienza con cosas pequeñas y abordables, que podamos medir y observar. En la medida que las hacemos de forma repetitiva y sostenida en el tiempo, las vamos incorporando y se convierten en microhábitos, y cuando los vamos aumentando, en hábitos.

Pero… ¿qué es un microhábito? Son acciones que requieren una motivación o esfuerzo pequeño para ser completadas. Es un hábito que demora 1 segundo en ser iniciado y no más de 1 minuto en completarse. Eso es lo que lo hace “micro”. Son pequeños pasos que nos llevan a alcanzar un objetivo mayor. Y lo más importante, es debemos concentrarnos en su realización en vez de preocuparnos del resultado. 

En la medida que ejecutemos este microhábito de forma constante estaremos desarrollando la habilidad de ser consistente y persistente, lo que nos alejará de la tentación de rendirnos y desmotivarnos, lo que podría suceder si el objetivo que nos propusimos es demasiado difícil de alcanzar. Lo anterior nos llevará directo al abismo de la frustración y a la desmotivación de continuar en el camino propuesto.

Sprints y Aceptar el Error

Si trabajamos en “sprints” (ciclos de no más de un mes), podemos hacer pruebas y darnos cuenta rápidamente si lo que estamos haciendo está dando buenos resultados -o bien- si debemos volver al tablero de los experimentos y probar una alternativa distinta.

Ese cambio de mentalidad es la agilidad: ser capaz de probar, medir, evaluar, corregir, alcanzar un objetivo, o -de lo contrario- reconocer el fracaso y volver a empezar. Muchas veces nos enamoramos de nuestros procesos, proyectos o ideas, los perseguimos e insistimos, no hacemos pruebas cortas, y finalmente nos damos cuenta que no vamos a llegar a puerto, cuando ya es demasiado tarde. Mientras continuemos con una mentalidad fija (fixed mindset) no lograremos alcanzar esa agilidad tan deseada.